KORESPONDENSI Kelas 1

Kamis, 27 April 2017

BENTUK – BENTUK SURAT
1) LURUS PENUH (Full Block Style)

Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik pemerintah maupun swasta.Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika menggunakan jarak baris 1.
Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri.
Pengetikan bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.

2) BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka diketik secara sentering horizontal. Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum mengetahui tata cara pengetikan surat bentuk lurus (block style):

3) BENTUK SETENGAH LURUS
Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block), perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima) spasi.

4) BENTUK BERTAKUK

Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut bertakuk. Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya.

5) Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)

Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.

6) Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )
Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

7) Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Offical Style)

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap ditempatkan di sebelah kanan atas. Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentukresmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya. Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara block.

D. BAGIAN – BAGIAN SURAT
1. Kepala Surat
a. Terletak di bagian atas surat
b. Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan
c. Identitas:
1. nama instansi
2. lambang/logo
3. alamat lengkap
4. nomor telepon, faksimil atau e-mail

WIKRAMA

Yayasan Prawitama

Sekolah menengah kejuruan

Bisnis & Manajemen

Teknologi Informasi

Jl. Raya Wangun Kel. Sindangsri Bogor
Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720
Telp./Faks. (0251) 242411
e-mail :smk-wikrama@telkom.net

2.     Nomor Surat
Berguna untuk:
pengarsipan, mengetahui banyaknya surat keluar,  tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya.
Berisikan :
nomor urut surat, kode surat, angka bulan, angka tahun
Contoh: Nomor : 045/KOP-GG/VI/05
3.     Tanggal Surat
Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.
Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap
Contoh  : Bandug, 6 September 2005
4. Lampiran
a. sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat itu sendiri.
b. Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.
c. Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.<
Contoh :
Lampiran : satu berkas
Lampiran : 3 helai
5. Hal Surat
a. Soal yang dibicarakan dalam surat
b. Ditulis dengan singkat, jelas dan menarik
c. Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital
d. Tidak menggunakan titik
Contoh : Hal : Undangan Rapat Panitia
6. Alamat Surat
a. Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima surat maupun pengirim
b. Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap
Contoh :
Yth. Endang TaurinJalan Asia Afrika 123Bandung 40111
7. Salam Pembuka
a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.
Contoh :Dengan hormat,Ibu Rina yang terhormat
8.    Isi Surat
a. Terbagi atas :
1. Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup
Contoh : v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak………v Membalas surat Ibu tanggal
Contoh salah :
-Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk …..............
-Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………
2. Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat, ketentuan :
a. Urutan sistematis
b. Setiap alinea mewakili satu gagasan utama
c. Bahasa sopan dan menarik
d. Perhatikan penulisan ejaan
e. Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.
3. Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat
Contoh :
Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh (salah) :
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih
9. Salam Penutup
a. Huruf awal ditulis dengan huruf kapital.
b. Diakhiri dengan tanda koma Contoh : Hormat kami,
10.Pengirim Surat
a. Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat
b. Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.
c. Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.
Contoh :
Hormat kami,
Ttd Marcelina Utamia
Sekretaris Panitia
Tembusan Surat
a. Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.
b. Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)
c. Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan
Contoh :
Tembusan :

1. Kakanwil Depdiknas Jawa Barat
2. Kakandep Depdiknas Cirebon
12. Inisial
a. Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.
b.Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh :
MU/E
Marcelina Utami (Pengonsep)
Yustina Eka (Pengetik)

E. PENGGUNAAN KERTAS
1. Macam-macam kertas untuk surat
a. Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
b. Kertas tips atau doorslag untuk tembusan
c. Onionskin paper, kertas ini tipis namum kuat, digunakan untuk surat-surat yang dikirim ke luar negri.
d. Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
2. Ukuran kertas

Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat. Unuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pedek digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan kuarto, yaitu kertas skimo, oktavo, kertas A4, A5, A6 dan sebagainya. Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berkut:

a. Folio brukuran 204 X 330 mm

b. Kuarto berlukuran 204 X 254 mm

c. Sikmo berlukuran 204 X 165 mm

d. Oktavo berukuran 204 X 127 mm

e. Memo berukuran 204 X 127 mm

Di samping ukuran kertas diatas, dalam kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas internasional yaitu;
a. A4 berukuran 210 X 297 m
b. A5 berukuran 148 X 210mm
c. A6 berukuran 105 /x 148 mm
d. A7 berukuran 74 X 105 mm
F. TANDA KOREKSI

Tanda-tanda koreksi digunakan untuk memperbaiki kesalahan dari pekerjaaan surat. Bentuk tanda koreksi bermacam-macam disesuakan dengan kebutuhan. Bentu-bentuk tanda koreksi dan kegunaannya.

a. PFELTGT = dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan/menyisipkan bagian yang kurang
Contoh :

Pesanan kami meliputi kertas HVS, pensil warna, Dengan sangat mnyesal kepada Saudara bahwa pesanan Saudara tidak dapat kami penuhi, Pesanan Saudara akan kami kirimkan pembayaran dilunasi.

b. tukar tempat
contoh :
Apa jawaban surat tersebut?
Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ikatan kepada kami.
c. huruf  besar
Contoh :
1. Atas perhatian, kami ucapkan terima kasih
2.lang="IN" xml:lang="IN">nona Ria rosalina tidak dapat masuk kerja hari ini
d. Pindah ke kiri dan pindah ke kanan
Contoh :
1. Jl. Kakap Raya 16 Rawamangun Jakarta Timur.
2. Agar pesanan dapat segera kami lakukan Kami mohon Saudara segera mengirimkan brosur dan daftar harga.
e. Koreksi tidak jadi (coretan dibatalkan)
Contoh ;
1. Setelah kami coba ternyata sabun cuci dan sabun mandi cap segi tiga cukup baik.
2. Kami hara barang-barang terebut kami terima pada bulan yang akan datang.
f. Sisipkan Paragraf Baru
Contoh ;
E. LIPATAN SURAT
1. Lipatan tunggal (Single fold)
Caranya    : Kertas di bagi dua bagaian sama besar, lalu dilipat
2. Lipatan Baku (Standar Fold)
Caranya : Keras di bagi tiga bagian sama besar, lalu dilipat sehingga AB tepat di EF, lalu ketas dilipat dengan sumbu EF.
3. Lipatan Baku Rendah  (Low Standar Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagian (± 90,90 dan 74 mm), lalu dilipat sehingga AB tepat pada EF, kemudia ketas dilipat dengan sumbu lipat EF.

4. Lipatan Akordion (accordion Fold)
Caranya   : Kertas di bagi tiga bagian sama besar. Dengan sumbu CD tepi kertas AB dilipat ke arah atas tepat padaEF, dan dengan sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah sehingga GH tepat pada CD.

5. Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagaian (dua bagian lebih kecil). Kertas dilipat dengan sumbu EF ke arah atas dan dengan sumbu CD ke arah bawah.

6. Lipatan Perancis (French Fold)
Caranya : Kertas dibagi dua bagian. Dengan sumbu CD kerktas dilipat sehingga AB berhimpit dengan EF, dan dengan sumbu GH kertas dilipat ke arah kiri.

7.    Lipatan Baron (Baronial Fold)
Caranya    : Kertas dibagi dua sama besar dan dilipat dengan CD sebagai sumbu. Lalu kertas dibagi tiga bagaian sama, dan dengan sumbu Ij kertas dilipat ke arah kiri, serta dengan sumbu Gh ke arah kanan.

8.  Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)
Caranya : Kertas dibagi dua bagian sama besar lalu dilipat, dan dibagi dua bagian sama, lalu lipat lagi.